Суббота, 8 Февраля 2025

СОВЕТ архивариусов

06.08.2010 Корреспондент: Маяк

В конце июля в администрации района состоялось совещание со специалистами сельских поселений и кадровых служб предприятий и учреждений района. В рамках совещания была организована встреча с председателем Государственного комитета по делам архивов Челябинской области А.П. Финадеевым.

· Цифры и факты
Обращения граждан

На 20 июля 2010 года в архивный отдел администрации поступило 540 обращений от граждан и организаций, по которым выдано около 810 всевозможных справок, выписок, копий документов (21% – по исполнению тематических запросов, 78% – исполнение запросов социально-правового характера). Все ответы на обращения граждан подготовлены в установленные законодательством сроки (в 30-дневный срок с момента регистрации обращения), 98% запросов исполнено с положительным результатом.

Бесплатные услуги

Муниципальные услуги по информационному обеспечению юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами) предоставляются районным архивом бесплатно.

Документы по личному составу

В последние 20 лет архивы страны стремительно стали пополняться документами по личному составу ликвидированных промышленных и сельскохозяйственных предприятий и многочисленных учреждений и организаций. Ранее эти документы не входили в сферу внимания государственной архивной службы. Сегодня документы по личному составу наиболее востребованы, так как в момент выхода на пенсию определяют размер пенсионного пособия, право на различные льготы и компенсации. В связи с этим значительно увеличилось количество документов по личному составу, принятых на государственное хранение.

В районном архиве

По итогам работы за 1990 года в районном архиве числилось 116 фондов в объёме 9680 дел (9140 – управленческой документации и 540 ед. документов по личному составу).
На сегодняшний день в районном архиве на государственном хранении находятся 140 фондов, в том числе 109 фондов управленческой документации, 31 – дела по личному составу. Объём – более 29 тыс. ед.хр., из них 18 тыс. ед.хр. управленческой документации и 11 тыс. документов по личному составу. В районный архив переданы документы по личному составу от 112 организаций. В этом году приняты документы по личному составу Государственного учреждения «Красноармейский лесхоз» за 1941-2009 годы.

Трудовой стаж

С 1 января 2010 года вступили в силу федеральные законы, касающиеся пенсионной системы. Валоризация коснулась не только всех нынешних пенсионеров, но и всех россиян, работавших в любой период времени до 2002 года. В связи с этим значительно увеличилось количество обращений в архивный отдел граждан, желающих подтвердить ранее неучтённый трудовой стаж. Более 13% всех обращений по подтверждению трудового стажа – это обращения по документам МТС и колхозов, ранее существовавших на территории Красноармейского и Бродокалмакского районов. Документы колхозов, на базе которых создавались совхозы, архив принимает вместе с документами ликвидируемых совхозов, но чаще всего не в полном объёме. Поэтому, к сожалению, не всем обратившимся гражданам была предоставлена нужная информация в подтверждении их трудового стажа.

Совместная работа

Увеличилось и количество запросов, поступающих от управлений Пенсионного фонда Челябинской области и других регионов. При совместной работе специалистов архивного одела и работников УПФР при оформлении запроса максимально выверяются данные заявителя, сведения о работе, а в случае необходимости получения справки о заработной плате выверяются более выгодные для заявителя годы. Вопросы о признании юридической силы ссылок на личные карточки (форма Т-2) и их копии решается путём взаимных консультаций архива с УПФР и разъяснений. В спорных случаях работники УПФР допускаются к ознакомлению с документами.

Нарушения

При работе с документами по личному составу серьёзно осложняют исполнение запросов нарушения установленных требований по ведению кадровой документации. Небрежно заполнены книги приказов по личному составу. Документы не имеют дат, номеров, подписей, допущены ошибки в написании имён, отчеств фамилий и дат рождения работников, в личных карточках часто отсутствуют записи о приёме и увольнении.
В бухгалтерских документах нет подписей руководителей, бухгалтеров, сотрудников, подтверждающих получение начисленных сумм; имеются исправления, карандашные записи на полях документов. Есть и такие формы лицевых счетов, где проставлены суммы начислений и удержаний, но отсутствуют расшифровки их кодов, обозначены табельные номера, но нет фамилий работников и книг табельных номеров, т.е. подтвердить размеры заработной платы при наличии этих документов не возможно.

 

В конце июля в администрации района состоялось совещание со специалистами сельских поселений и кадровых служб предприятий и учреждений района. В рамках совещания была организована встреча с председателем Государственного комитета по делам архивов Челябинской области А.П. Финадеевым.

Открывая совещание, глава района Ю.А. Сакулин подчеркнул, что архивные документы всегда актуальны и востребованы населением практически постоянно. Поэтому очень важно, чтобы в каждой организации соблюдались инструкции по ведению делопроизводства, и были созданы условия для сохранности документов.

Тема выступления А.П. Финадеева, председателя Государственного комитета по делам архивов, – «Организация исполнения обращений граждан, в том числе социально-правового характера». По словам главного архивариуса области, архив – это не склад ненужных бумаг, это место, где хранятся старые документы, подтверждающие деятельность организаций, учреждений или биографию человека. На хранении в областном архиве находятся 9,5 тыс. фондов в объёме около 3,8 млн дел.
За 2009 год исполнено более 126 тыс. запросов, среди них: 36 тысяч – это тематические запросы, более 90 тыс. – социально-правового характера. За I полугодие 2010г. подготовлены ответы на 49,4 тыс. запроса. Но как отметил А.П. Финадеев, архив начинается с делопроизводства в организации. Специалист кадровой службы, руководствуясь инструкцией по делопроизводству, составляет номенклатуру дел и описи передачи дел на государственное хранение. Архивисты обеспечивают сохранность важной документации, которая востребуется при подтверждении стажа, заработной платы, права собственности на имущество или землю, о награждении, присвоении звания. Благодаря финансовой поддержки из областного бюджета все районные архивы обеспечены современной оргтехникой. Идёт формирование электронного архива. Архивариус с 36-летним стажем, А.П. Финадеев видит главным в работе – приносить своим трудом информационную пользу людям.
О.О. Зиновьева, начальник архивного отдела администрации района:
– Основанием для приёма документов на государственное хранение согласно утвержденному Регламенту являются: истечение сроков ведомственного хранения документов, отнесенных к составу Архивного фонда РФ и ликвидация юридического лица, фермерского хозяйства.
В тесном контакте архивный отдел работает с учреждениями, организациями и предприятиями, входящими в список №1.Основные критерии определения источников комплектования: значение в системе органов власти и управления, уникальность деятельности, стабильность существования, полнота отражения деятельности, участие в международных и региональных программах, численность работников.
На 01.01.2010 года в списке №1 источников комплектования числится 53 организации. С предприятиями, которые не входят в список №1, заключаются договора о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства.
Такое сотрудничество оформлено с негосударственными сельскохозяйственными предприятиями: ОАО СХП «Красноармейское»; ОАО ПКЗ «Дубровский»; ОАО «Алабугское»; ООО СХП «Родник»; ОАО СХП «Калуга-Соловьёвское»; СК «Вперёд». Многие негосударственные предприятия, находящиеся на территории района, от договоров отказались: ООО АФ «Ильинка», СПК «Сычёво», СПК «Сугоякский». Руководители этих предприятий считают, что они являются собственниками своих документов и полностью свободны от каких-либо обязательств перед архивной службой. Но нестабильность в работе, тенденция к частым реорганизациям, смене руководства не дают гарантии, что с прекращением существования подобных организаций архивные учреждения будут проинформированы о судьбе документов. Для упорядочения документов и передачи на хранение необходимы определенные финансовые затраты.  Как правило, эти документы бывают в плохом физическом состоянии, без надлежащего научно-справочного аппарата.
При ликвидации предприятия в архив поступают приказы (распоряжения) по личному составу, лицевые счета по заработной плате (расчётно-платежные ведомости), списки работников, учётные документы (книги и журналы регистрации приказов, личных дел, учёта выдачи трудовых книжек), подлинные личные документы.
Для улучшения качественного состава документов специалисты архивного отдела оказывают методическую и консультативную помощь кадровым и делопроизводственным службам организаций, проводят проверки состояния делопроизводства и сохранности документов.  В этом году проводятся комплексные проверки:  Государственного стационарного учреждения социального обслуживания «Красноармейский дом-интернат для престарелых и инвалидов «Берёзки» и Областного государственного лечебно-профилактического учреждения «Детский кардиоревматологический санаторий «Берёзовая роща» в п. Мирном.
Т.Г. Рязанова, начальник отдела назначения, перерасчёта, выплаты пенсии и оценки пенсионных прав застрахованных лиц управления ПФР:
– С января 2010г. начат электронный обмен информацией с 10 архивами области. Это значительно снизило трудозатраты, сокращены сроки назначения пенсии, экономится бумага. За I полугодие 2010г. исполнено 105 запросов через электронный обмен. При оформлении документов на пенсию приходится сталкиваться с небрежными записями в трудовых книжках, с плохим качеством печати, с ошибками в приказах. Именно от специалистов кадровой службы, от их добросовестности и ответственности в работе зависит будущая пенсия.
Для максимального увеличения количества пользователей документированной информацией в архивном отделе администрации района созданы все условия: оборудованы места для ожидания и заполнения документов, имеется современная оргтехника, телефонная и факсимильная связь. В 2008 году подключен Интернет, получен адрес электронной почты. С каждым годом всё шире внедряется информатизация.
С целью достижения сокращения сроков исполнения запросов, повышения ответственности за своевременное и качественное предоставление заявителям необходимой информации в рамках своей компетенции с 1 июля 2010 года подключено программное обеспечение Вип-Нет «Деловая почта» для обмена электронными документами в системе электронного документооборота.
К печати подготовила Л. ПАШНИНА

 

Поделиться

поделиться:

 

Другие материалы рубрики
18:20 Алексея Текслера по итогам января назвали губернатором с самым сильным влиянием на Урале

В ежемесячном рейтинге влияния глав субъектов РФ от экспертов Агентства политических и экономических коммуникаций губернатор Челябинской области занял девятую строчку. В топ-3 губернаторов с самым сильным влиянием в УрФО также вошли глава Тюменской области Александр Моор (11 место) и руководитель Ханты-Мансийского автономного округа Роман Кухарук (13 место).
https://t.me/chgub

12:00 «Как погиб прадед, узнал из воспоминаний журналиста»: сотрудник челябинского архива рассказал о героях своей семьи

Сергей Александрович Кокшаров ушел на фронт в 1941 году. На тот момент ему было около 40 лет. А в 1942-м его семья получила похоронку, в которой было сказано, что стрелок Кокшаров погиб во время боя на Лысой горе Кавказа. Сын Сергея Александровича 20 лет пытался узнать, о какой Лысой горе идет речь, где захоронен отец и как он погиб. В результате долгих поисков выяснилось, что в 1960-х годах проводились санитарные перезахоронения: одиночные могилы перевозили в большие населенные пункты, чтобы за ними ухаживали школьники-пионеры. И оказалось, что Сергей Кокшаров лежит в братской могиле в станице Пятигорская Краснодарского края недалеко от города Горячий Ключ. Как рассказал «Губернии» правнук бойца, заместитель директора Объединенного государственного архива Челябинской области Николай Антипин, эту информацию удалось выяснить благодаря электронному ресурсу «Память народа», который начал формировать Центральный архив Министерства обороны России, и базе данных «Мемориал».

— Мы написали письмо главе городского округа, а вскоре получили ответ и фотографию памятника, под которым похоронен мой прадед, — рассказал Николай Антипин. — А потом мне еще удалось найти воспоминания журналиста Закруткина, который участвовал в том бою, в котором погиб прадедушка. В этих воспоминаниях подробно описано, как это было. В том сражении погибли несколько десятков наших солдат.
https://t.me/chgub

08:30 Жительница Челябинской области потеряла больше 100 тысяч рублей, забронировав тур во Вьетнам

Путевку на выгодных условиях женщина искала в интернете, на сайте популярного туристического агентства. Обнаружив для себя интересный вариант, она стала переписываться с представителем агентства. Ей сделали классное предложение, но потребовали оплатить тур заранее, чтобы зафиксировать стоимость. На указанные реквизиты женщина перевела 109 тысяч рублей, а после «турагент» перестал выходить на связь.
https://t.me/chgub

Возврат к списку